Starten met Shiftbase

Tijdens een vorig schrijven hebben we stap 1 van het 3 stappenplan voor nieuwe Shiftbase-gebruikers besproken. Het aanmaken van diensten en teams hebben we toen uitgebreid behandeld. We gaat nu verder met de stappen 2 en 3. Na het lezen van dit artikel is een werkrooster maken in Shiftbase voor jou een koud kunstje!

De teams en de diensten staan inmiddels klaar binnen jouw Shiftbase omgeving. Het volgende dat je te doen staat, is het checken van de toegangsrechten. Belangrijk om te weten: er zijn standaard 4 gebruikersgroepen.

1. Medewerker.
2. Planner.
3. Bedrijfsleider.
4. Beheerder.

Voor alle 4 heeft het Shiftbase-team de rechten voor-gedefinieerd. Zo ga jij als planner bijvoorbeeld over de planrechten. Door bepaalde mensen bepaalde rechten te geven, bepaal je wie het rooster kan maken als jij op vakantie bent, wie aan- en afwezigheid bijhoudt et cetera. We raden je aan voor alle groepen de rechten te controleren; het kan immers zo zijn dat bepaalde zaken bij jullie net iets anders dan gangbaar geregeld zijn. Je vindt de rechten onder Instellingen > Toegangsrechten. Als je op ‘+ Nieuwe groep’ klikt, kun je een extra rechtengroep aanmaken.

En dan stap 3 van de Shiftbase opstartfase: medewerkers toevoegen. Je kunt mensen toevoegen via ‘Medewerkers’ of via ‘Rooster’. In beide gevallen kies je voor ‘+ Medewerker’. De basisgegevens om in te vullen, zijn: voornaam, eventueel achtervoegsel, achternaam, email, telefoonnummer, taal en team. Onder aanvullende info vallen: details, vrije velden, contract, afwezigheid en toegangsrechten. Al deze velden zijn niet verplicht.

Vrije velden geven je als verantwoordelijke voor de personeelsadministratie de mogelijkheid om bedrijfsspecifieke gegevens in te voeren. Twee voorbeelden. In een fabriek dragen alle mensen dezelfde bedrijfskleding, dus is het handig om per persoon de kleding- en schoenmaat te weten. Bij een vervoersbedrijf is het slim van iedereen te weten over welk rijbewijs ze beschikken en wanneer de bewijzen verlopen. Werken er veel mensen bij jullie? We raden aan ze per bulk in te voeren via een CSV bestand. Hoeveel mensen je kunt toevoegen, is afhankelijk van je pakket. Bij Free geldt een limiet van 75. Heb je een Starter of Premium abonnement dan geldt geen beperking.

Dank voor je aandacht! In een volgend artikel zullen we stilstaan bij de Shiftbase tijdregistratie app.